Air Liquide. Опыт использование системы APLS для управления закупочной деятельностью в компании.
Дмитрий Кузнецов, заместитель генерального директора по стратегическим проектам компании Air Liquide.
Как вы оцениваете влияние использования системы на бизнес вашей компании в целом? Каких результатов удалось достичь с ее помощью? В чем вы видите ее преимущества?
Наверное, обсуждать преимущества работы c ERP-системой не имеет смысла. Ни одна из крупных компаний без нее сегодня не обходится. Хотя АЛЬПС – не совсем полная ERP система, это скорее система электронного документооборота в закупочном процессе. В нее пока не входят такие важные модули как склад, планирование ресурсов, бюджетирование и пр. Но даже такая система помогла распределить ответственность между участниками процесса, сделать его более прозрачным для всех и помочь с архивированием документации. АЛЬПС также стал эффективным инструментом контроля.
АЛПС внедрялся в период бурного роста компании, когда задачу модернизации закупочного процесса надо было решить в короткие сроки, чтобы своевременно ответить на запросы бизнеса. Внедрить сложную и комплексную ERP-систему в столь короткий срок не представлялось возможным, нужен был некий инструмент переходного периода. Таким инструментом в «Эр Ликид» и стала система ALPS (Air Liquide Procurement System).
Повлияло ли использование системы на вас лично? В чем преимущества системы лично для вас?
АЛЬПС сделал доступными множество важных функций: позволил четко разграничить ответственность и контролировать выполнение участниками их обязанностей, позволил сократить бумажный документооборот. Система архивирует закупочную историю и позволяет использовать эту информацию (история изменения цен, количества и т.д.) в дальнейшем для анализа и принятия управленческих решений. База данных всей номенклатуры позволяет сократить время на проработку исходных данных.
Что касается меня лично, то система позволяет оперативно контролировать выполнение ключевых показателей (KPI) и создавать прозрачную отчетность.
Какие преимущества дает использование системы для ваших поставщиков? Как использование системы повлияло на их бизнес?
Надежность и предсказуемость в процессе исполнения всех контрактов – вот, пожалуй, главное преимущество для наших поставщиков. Автоматизация сроков оплаты позволяет исключить влияние человеческого фактора.
Какие ключевые уроки вы получили в результате использования системы?
На этапе разработки системы АЛЬПС не все бизнес-процессы были описаны в деталях, поэтому нам приходится до сих пор дорабатывать ряд моментов в системе. Основной урок, извлеченный нами из процесса внедрения, это понимание важности досконального изучения каждого процесса до его малейшей составляющей с тем, чтобы «закрыть» системой максимум возможных вариантов развития процесса.
Далее обязательно тестирование в рабочем режиме и доработка непосредственно на этапе тестирования, а не в процессе промышленной эксплуатации.
Что больше всего удивило вас в процессе использования системы? Какие изменения вы видите в своих бизнес-процессах и сотрудниках?
Система позволила кардинально повысить дисциплину закупочного процесса и выполнения закупочных процедур, утвержденных в компании, и исключить ситуацию под названием «сам для себя купил и сам себя проверил». Распределение ролей, установленные уровни бюджетных полномочий, этапы одобрения сделки – все это четко структурирует процесс и делает его полностью соответствующим нормам внутреннего контроля и корпоративным правилам.
Ваши пожелания читателям издания TOPS Info?
Думать вне привычных рамок и не быть консерваторами. Оптимизировать и автоматизировать все рутинные процессы, это позволит сосредоточиться на действительно важном – на стратегии развития компании.
