Air Liquide. Опыт использование системы APLS для управления закупочной деятельностью в компании.

Производство

Дмитрий Кузнецов, заместитель генерального директора по стратегическим проектам компании Air LiquideДмитрий Кузнецов, заместитель генерального директора по стратегическим проектам компании Air Liquide.

Как вы оцениваете влияние использования системы на бизнес вашей компании в целом? Каких результатов удалось достичь с ее помощью? В чем вы видите ее преимущества?

Наверное, обсуждать преимущества работы c ERP-системой не имеет смысла. Ни одна из крупных компаний без нее сегодня не обходится. Хотя АЛЬПС – не совсем полная ERP система, это скорее система электронного документооборота в закупочном процессе. В нее пока не входят такие важные модули как склад, планирование ресурсов, бюджетирование и пр. Но даже такая система помогла распределить ответственность между участниками процесса, сделать его более прозрачным для всех и помочь с архивированием документации. АЛЬПС также стал эффективным инструментом контроля.

АЛПС внедрялся в период бурного роста компании, когда задачу модернизации закупочного процесса надо было решить в короткие сроки, чтобы своевременно ответить на запросы бизнеса. Внедрить сложную и комплексную ERP-систему в столь короткий срок не представлялось возможным, нужен был некий инструмент переходного периода. Таким инструментом в «Эр Ликид» и стала система ALPS (Air Liquide Procurement System).    

Повлияло ли использование системы на вас лично? В чем преимущества системы лично для вас?

АЛЬПС сделал доступными множество важных функций: позволил четко разграничить ответственность и контролировать выполнение участниками их обязанностей, позволил сократить бумажный документооборот. Система архивирует закупочную историю и позволяет использовать эту информацию (история изменения цен, количества и т.д.) в дальнейшем для анализа и принятия управленческих решений. База данных всей номенклатуры позволяет сократить время на проработку исходных данных.

Что касается меня лично, то система позволяет оперативно контролировать выполнение ключевых показателей (KPI) и создавать прозрачную отчетность.

Какие преимущества дает использование системы для ваших поставщиков?  Как использование системы повлияло на их бизнес?  

Надежность и предсказуемость в процессе исполнения всех контрактов – вот, пожалуй, главное преимущество для наших поставщиков. Автоматизация сроков оплаты позволяет исключить влияние человеческого фактора.

Какие ключевые уроки вы получили в результате использования системы?

На этапе разработки системы  АЛЬПС не все бизнес-процессы были описаны в деталях, поэтому нам приходится до сих пор дорабатывать ряд моментов в системе. Основной урок, извлеченный нами из процесса внедрения, это понимание важности досконального изучения каждого процесса до его малейшей составляющей с тем, чтобы «закрыть» системой максимум возможных вариантов развития процесса.      

Далее обязательно тестирование в рабочем режиме и доработка непосредственно на этапе тестирования, а не в процессе промышленной эксплуатации.

Что больше всего удивило вас в процессе использования системы? Какие изменения вы видите в своих бизнес-процессах и сотрудниках?

Система позволила кардинально повысить дисциплину закупочного процесса и выполнения закупочных процедур, утвержденных в компании, и исключить ситуацию под названием «сам для себя купил и сам себя проверил». Распределение ролей, установленные уровни бюджетных полномочий, этапы одобрения сделки – все это четко структурирует процесс и делает его полностью соответствующим нормам внутреннего контроля и корпоративным правилам.   

Ваши пожелания читателям издания TOPS Info?

Думать вне привычных рамок и не быть консерваторами. Оптимизировать и автоматизировать все рутинные процессы, это позволит сосредоточиться на действительно важном – на стратегии развития компании.