Лусине Абгарян: «Дело тем интереснее, чем оно труднее»

HR, коммуникации и знания

Лусине Абгарян, директор по персоналу компании Kelly ServicesЛусине Абгарян, директор по персоналу компании Kelly Services, руководит проектом реализации процессов бюджетного планирования и управления персоналом компании в системе Microsoft Dynamics AX.

 

- Какие ключевые требования к системе и функционалу вы предъявляете? C чем они связаны?

- Наша компания, Kelly Services, реализовала поддержку ключевых бизнес-процессов на Microsoft Dynamics AX около десяти лет назад, и с тех пор у руководства не возникает сомнений в правильности ее выбора.  Сегодня функционал системы охватывает основные бизнес-процессы фронт-офиса, миддл-офиса и бэк-офиса. Однако в системе были реализованы не все процессы управления бюджетом. Компания работает в сфере консалтинга и сервиса, поэтому ее основной актив – это люди и ассоциированные с людьми затраты. Соответственно, бюджетное планирование и учет фактических затрат ведется по сотрудникам. До определенного момента учет и планирование велись в разных системах: фактические данные аккумулировались в Microsoft Dynamics AX, а планирование выполнялось с использованием Excel. Отметим, что в процессе планирования необходимо было не только учитывать фактические показатели, но и формировать плановые, а также привлекать дополнительные показатели, связанные, например, с расчетом неиспользованных отпусков, страховыми взносами и тому подобным.

Такой процесс работы с планом был очень ресурсоемким. С фактическими данными и с планом работали разные группы людей. В проект было вовлечено большое количество стейкхолдеров, работающих с множеством информационных потоков – это порождало искажения и потери информации. Точность и качество выходных данных, на основании которых ведутся финансовый учет, бюджетное и прогнозное планирование, оставляли желать лучшего. Прежде всего мы нуждались в методологии управления инфопотоками, которая позволит снять (или хотя бы минимизировать) ограничения, появляющиеся в режиме ручного управления большими массивами информации. Кроме того, в системе не были реализованы внутренние процессы управления персоналом.  Поскольку Kelly Services специализируется на услугах по управлению персоналом, внутренний HR является частью производственного процесса. Но с точки зрения автоматизации приоритет на протяжении долгого времени был отдан процессам HR, связанным с бизнесом компании, а внутренний HR оставался в роли «бедного родственника». Для меня, как директора по персоналу, Dynamics AX была системой кадрового учета и расчета заработной платы, но не партнером в управлении персоналом. 

Мы начали совершенствовать процесс прогнозирования не с внедрения системы, а с совершенствования алгоритмов процесса бюджетного планирования. Оптимизировали принципы и алгоритмы планирования, но составление планов по-прежнему выполнялось в Excel. Было очевидно, что нужно интегрировать план и факт в одной системе, а также расширить функционал для поддержки внутренних процессов управления персоналом.

В 2013 году мы начали проект создания инструмента эффективного управления бюджетом и персоналом на базе на Microsoft Dynamics AX. Отмечу, что задача реализации внутренних процессов управления персоналом нова и для нас, и для TOPS Consulting – подобных решений на Microsoft Dynamics AX, насколько я знаю, пока не существует.

- Когда проект завершится, Excel будет «отправлен в отставку»?

- Нет, мы по-прежнему будем пользоваться им как инструментом анализа, потому что Dynamics AX пока не поддерживает решение всех задач, связанных с аналитикой. Но учет и хранение данных будет организовано в одном информационном пространстве Dynamics AX.  Кубы OLAP позволят нам в режиме реального времени и с любой степенью детализации отслеживать текущую картину бизнеса, а также видеть статус по HR-ресурсам. Затем мы будем выгружать эту информацию в Excel и анализировать ее.

- Какие сложности возникали в процессе внедрения? Как вы их решали?

- Пожалуй, основные сложности возникли в процессе описания требований к системе. На верхнем уровне все было достаточно просто и понятно: нам надо развернуть процесс бюджетного планирования и формирования ежемесячных финансовых прогнозов. Но когда мы углублялись в детали, выявлялись неожиданные нюансы, «подводные камни», которые надо было обязательно учесть.

Описание требований началось в апреле прошлого года – именно тогда мы приступили к совместной работе с консультантами TOPS Consulting. Прошло примерно полгода, а процесс постановки задачи и описания функционального дизайна все не заканчивался... У меня возникло ощущение, что он не закончится никогда, что проект надо прекращать. И я очень благодарна коллегам из TOPS Consulting за поддержку в этот трудный период. Они предложили нестандартный вариант реализации проекта. Согласно классике проектного менеджмента, следовало сначала полностью согласовать и утвердить функциональный дизайн и только после приступить к разработке системы. Но мы, доверяя друг другу, пошли по иному пути и приступили к пошаговой реализации системы, по сути реализовывая Agile подход во внедрении Microsoft Dynamics AX: создавали отдельный функциональный блок, утверждали его как функциональный дизайн, и двигались дальше, наращивая решение другими функциями. В сложившейся ситуации это, на мой взгляд, был единственный способ сдвинуться с мертвой точки.  Недавно мы уже перевели часть функционала (OLAP-отчетность) из опытной эксплуатации в промышленную.

- По результатам использования системы, какие преимущества Microsoft Dynamics AX вы видите?

- Система еще находится в процессе внедрения, поэтому преждевременно судить о результатах.  Фундаментальные изменения пользователи почувствуют, когда получат в свое распоряжение функционал бюджетного планирования и OLAP. Когда система будет работать так, как мы планируем, тогда я смогу сказать, что моя жизнь как руководителя по персоналу изменилась кардинально – это будет другое качество жизни.

- Какие ключевые уроки по результатам внедрения вы для себя вынесли? Какие рекомендации можете дать компаниям, которые находятся еще только в начале внедрения или в процессе выбора системы?

- Вероятно, не скажу ничего нового. Но, как показывает практика, классика проектного менеджмента, которая воспринимаются как банальные и набившие оскомину истины, в ходе проекта оказывается жизненно необходимой.

Во главу угла следует поставить диагностику процессов, состояния бизнеса и его потребностей. Для того чтобы грамотно войти в проект, надо понимать, что вы хотите получить в итоге.  Ключевой вопрос: зачем вам система, какие задачи бизнеса она поможет решить, почему это важно для компании. Внедрение должно отвечать потребностям компании, вызовам времени. И только после этого можно отвечать на вопрос: как вы будете реализовать свои пожелания. У меня не было задачи делать систему ради системы – просто потому, что так принято. Моей целью было и остается создание системы, которая позволит эффективно управлять бюджетом в разрезе затрат на персонал в трех аспектах: скорости, точности и гибкости. Именно это ясное видение цели позволило мне с апреля прошлого года по сегодняшний день продвигаться «через тернии к звездам».  Отмечу, что у вас может не быть четкого видения всех деталей. Так, например, случилось в нашем проекте: нюансы проявлялись постепенно, уже в ходе внедрения системы. Но цель должна быть совершенно ясна изначально – именно она позволяет идти через такие длительные проекты.

Во-вторых, планируя сложные проекты, нужно реалистично оценивать ресурсы, которыми вы обладаете. Я не могла, например, выключить из основных бизнес-процессов своих ключевых пользователей. Они продолжали работать на основной работе и одновременно участвовали в проекте. Такая работа «на два фронта» не дала нам возможности полностью сконцентрироваться на проекте, поэтому нам пришлось сдвинуть запланированные сроки. Мы ожидали, что уже в январе выйдем на этап промышленной эксплуатации, и с января бюджет 2014 года будет формироваться в Microsoft Dynamics AX, но в реальности ближайшая не-тестовая версия, вероятно, появится в апреле. А отключиться от Excel можно будет не раньше августа-сентября. В очередной раз я для себя отметила: очень важно реально оценивать свои ресурсы и возможности, когда планируешь такого рода проект. Особенно, если стоят ограничения по срокам и бюджету.

Поэтому уроки – не новы, но лишний раз подтверждают уже сложившиеся правила: в любом проекте важна цель, понимание потребностей, определение стейкхолдеров и четкое знание имеющихся ресурсов: время, люди, деньги.  

- А как принимали участие в решении возникающих проблем консультанты TOPS Consulting? Стали ли они для вас бизнес-партнерами?

- Для меня принципиальным переломным моментом с точки зрения партнерства стала готовность специалистов TOPS Consulting пойти мне навстречу и изменить методологию внедрения. До этого момента у меня было ощущение, что в проекте ничего не происходит и ничего не получится. Я очень благодарна коллегам за этот шаг. Они очень правильно оценили ситуацию и, чтобы спасти проект, приняли на себя часть рисков, связанных с нестандартным подходом к внедрению. Это был очень правильный ход в выстраивании взаимоотношений с клиентом и демонстрация настоящего партнерства, которое ведет к успеху. Сейчас наши специалисты и консультанты TOPS Consulting работают в плотной связке. И теперь я могу с полным основанием утверждать: да, мы партнеры.

- Что для вас лично было самым позитивным в 2013, чем он более всего запомнился?

- И для компании, и для меня лично год был очень сложным. И это замечательно. В моей системе ценностей - чем дело сложнее, тем оно интереснее. Поэтому я с надеждой смотрю на 2014 год: он будет не менее, а может быть, даже более сложным, а значит – более интересным. В 2013 году мы начали проект, которого я ждала три года. Мне многое хотелось реализовать в системе, но приоритет резонно был отдан решению приоритетных бизнес-задач, поэтому я терпеливо стояла «в конце очереди». А 2013 году моя очередь наконец подошла, и проект уже выходит на финишную прямую. Мечта исполняется.

- Ваши пожелания всем участникам Microsoft Dynamics AX Forum 2014?

- Путь любое дело будет сложным и интересным. 

 

Kelly Services — международная компания по предоставлению решений в области управления персоналом. В России компания работает с 1993 года и сегодня представлена в 23 городах страны.

Kelly Services предлагает широкий спектр услуг, включая подбор постоянного и временного персонала в области продаж, маркетинга, офисного администрирования, финансов, бухгалтерского учета, кадров, информационных технологий, логистики, инжиниринга, производства; комплектацию штата промышленных предприятий и торговых сетей, вывод персонала за штат, кадровый консалтинг.