Ханпаша Домбаев: «Надо четко понимать, что вы хотите получить от системы»

Финансы

Ханпаша Домбаев, Вице-президент по финансам, ОАО «Группа компаний Систематика»Ханпаша Домбаев,
вице-президент по финансам «Группы компаний Систематика» (ГКС),
руководит проектом внедрения информационной системы на базе платформы Microsoft Dynamics AX 2012.

 

- С чем связано решение о внедрении Microsoft Dynamics AX в ОАО «Группа  Систематика»? 

 - ОАО «Группа Систематика» объединяет компании, занимающиеся, в основном, проектной деятельностью. Компании, которые сегодня входят в группу, к моменту присоединения уже обладали сформировавшейся спецификой бизнеса, учета и отчетности.

группа компаний Систематика
Чтобы предоставить руководству возможность выстраивать стратегию в масштабах всей группы, наладить оперативное управление «сверху», в компаниях была проведена стандартизация процессов учета, отчетности, управления финансами и бюджетирования, ключевые бизнес-процессы - регламентированы и приведены к единым корпоративным правилам. Однако фиксация ключевых показателей и формирование консолидированной отчетности выполнялась в полуручном режиме, с использованием Excel и других инструментов.

Такой подход к работе с финансовыми данными всегда сопровождался некоторыми рисками: при выполнении неавтоматизированного процесса в любой момент могла возникнуть ошибка. С ростом компании информации становилось больше, соответственно, росли риски принятия неверных управленческих решений на базе неполной или недостоверной информации. Поэтому топ-менеджмент группы компаний принял решение о необходимости внедрять единую автоматизированную информационную систему для централизации финансовой информации по проектам, консолидации бюджетов и план-фактного контроля в рамках группы, отдельных компаний и отдельных проектов.

- Вы сразу остановили выбор на Microsoft Dynamics AX, или рассматривались альтернативные варианты?

- Мы рассматривали несколько вариантов информационных систем – благо, компетенции ГКС позволяют внедрять практически любую систему из представленных на российском рынке. За годы работы на проектах у заказчиков специалисты группы досконально изучить преимущества и недостатки тех или иных систем. Подчеркну, что речь идет не об абстрактных плюсах и минусах, а о том, как системы работают в условиях конкретных бизнесов. Для каждой конкретной организации одни системы подходят больше, другие – меньше. После тщательного анализа бизнес-процессов компаний группы мы пришли к выводу, что наиболее подходящей системой – и с точки зрения функциональных возможностей, и с точки зрения стоимости и сроков внедрения – является Microsoft Dynamics AX. Огромное достоинство системы в том, что она очень гибка: в среде Dynamics AX можно выполнять множество разнообразных доработок, причем непосредственно в процессе внедрения. Такой возможностью обладают далеко не все ERP-системы.

- Какие сложности и неожиданности возникали в процессе внедрения? Как вы их решали?

- Неожиданности, на мой взгляд, происходят от недостатков в планировании. Обладая солидным проектным опытом, мы предвидели основные проблемы и построили работу так, чтобы избежать их или свести к минимуму. Поэтому серьезных осложнений не возникло.

остановили выбор на Microsoft Dynamics AXПрежде всего, мы понимали, что необходимо еще до старта проекта выстроить действенную систему мотивации сотрудников, вовлеченных в проект. Люди вынуждены выполнять и свои прямые должностные обязанности, и работу на проекте. Поэтому очень важно объективно оценить их силы и по возможности разгрузить от части текущей работы, распределив ее между другими сотрудниками. К сожалению, на старте проекта мы не вполне корректно оценили возможности персонала в работе «на два фронта», поэтому в ходе проекта нам пришлось оперативно принимать решения по перераспределению человеческих ресурсов.

Еще одна насущная проблема – появление требований к системе со стороны пользователей в ходе проекта. Когда мы начали внедрять Dynamics AX, то постепенно узнавали о возможностях системы все больше и больше. По мере того, как мы получали новые знания и опыт работы с системой, у пользователей стали появляться все новые и новые пожелания. Часть этих пожеланий мы включали в проектные планы, поскольку удовлетворенность собственников и акционеров пониманием того, что происходит в компании, – это немаловажная вещь. Менее срочные и критичные доработки мы выносим за рамки проекта: они будут выполнены после завершения внедрения.

- А в чем состоит ваше ноу-хау, каковы отличительные особенности создаваемого вами решения?

-  Системы, в которых была бы эффективно реализована связка бюджетного планирования, план-факт анализа и бюджетного контроля, мало, где внедрены.
В нашей системе заявки проходят в автоматизированном режиме, проверяются на соответствие данным, заложенным в бюджете, и либо принимаются, либо отклоняются. Это очень интересное, нестандартное решение, которое будет особенно эффективно в компаниях, ведущих проектный учет. Они смогут анализировать проектные затраты, состояние ресурсов в каждый момент времени, понимать, насколько эффективен каждый проект.

На сегодняшний день специалистами TOPS Consulting разработаны более 40 учетно-аналитических проектных моделей, которые унифицированы и детализированы в соответствии с характерными особенностями нашей компании. Но любая компания, которая пожелает воспользоваться этой системой, может адаптировать ее под свои особенности, выбрать тот набор моделей, который устраивает именно ее.

- Как принимают участие в проекте внутренние специалисты по финансам? Какова их роль в команде проекта?

- Когда зародилась идея проекта, мы подсчитали в первом приближении, сколько человек необходимо будет задействовать, за какие функциональные блоки они будут отвечать. Создали проектную команду, объявили о системе мотивации по данному проекту. Перед каждым специалистом были поставлены задачи: реализовать в системе процессы казначейства, бюджетирования, управленческого учета, а также процессы, которые затрагивают бухгалтерский учет. В будущем мы планируем перенести в MS Dynamics AX бухгалтерский учет.

Кстати, в реализации проекта участвуют не только рядовые сотрудники, но и руководители подразделений и топ-менеджмент. Словом, мы вовлекли в проект всех потенциально заинтересованных пользователей – ведь система предназначена для них, и они должны понимать, что хотят получить в результате проекта.

- К вопросу о том, «что они хотят получить»: у вас как-то формализованы ожидания от внедрения системы?

- Да, естественно. В целом, мы хотим видеть реальную картину происходящего в нашей компании. Для этого в системе реализуется строгий учет, развитая система отчетности, план-факт анализ, бюджетный контроль. Мы сможем отслеживать, какие платежи уходят, насколько эффективны бюджеты, насколько они соотносятся с фактом, насколько эффективно используется фонд оплаты труда и т.п. Четко оценивая эффективность работы с каждым заказчиком и обладая информацией по аналогичным проектам, мы сможем предлагать нашим клиентам именно то, что важно для развития их бизнеса.

Как принимают участие в проекте внутренние специалисты по финансам?Предупрежден – значит, вооружен: получив оперативные, полные и достоверные данные по каждому проекту, мы получим возможность корректировать ход его выполнения и максимально приближать реальные показатели к плановым.

Эффективность от внедрения системы мы оцениваем, прежде всего, по таким критериям, как экономия времени руководства компании, удовлетворенность топ-менеджмента качеством информации, получаемой из системы. Мы понимаем, что система позволит сэкономить время сотрудников за счет сокращения ручного труда. Соответственно, увеличится производительность. Но давать точные оценки экономии в денежном выражении на стадии внедрения мы не беремся.

- Что вы могли бы посоветовать коллегам, которые приступают к аналогичному проекту?

- Тем, кто только собирается внедрять систему, надо четко понимать, что именно они хотят получить в итоге. Чтобы эффективно потратить проектное время, необходимо провести кропотливую работу по обследованию бизнес-процессов и сбору пожеланий заинтересованных пользователей, спланировать рабочее время персонала, который будет привлечен к работе на проекте. На нашем проекте обследование длилось около двух месяцев: мы интервьюировали пользователей, предоставляли внедренцам описание бизнес-регламентов и политик, формулировали пожелания к системе. В результате вошли в проект с детально проработанным, формализованным ТЗ.

И повторю ранее озвученное - необходимо по максимуму разгрузить сотрудников, которые будут заниматься проектом, от обязанностей, несвязанных с проектом, – иначе они просто физически не будут справляться с объемом работы, а значит, автоматически увеличится срок реализации проекта. Очень важно мотивировать людей, которые при выполнении проекта вынуждены работать больше и интенсивнее, чем обычно.

Еще совет – не надо пытаться экономить на мелочах. Как правило, политика жесткой экономии приводит к тому, что впоследствии приходится переплачивать за реализацию функционала, на котором сэкономили.