Построение комплексной системы документооборота на базе Microsoft Dynamics AX. Возможности и преимущества

Документооборот

Юлия Лобань, руководитель проектов департамента Microsoft Dynamics AX Юлия Лобань, руководитель проектов, TOPS Consulting

 

 

 Возможности стандартного документооборота

Документооборот в системе – отражение ежедневной работы, которая делается в компании. Ключевым понятием документооборота в Microsoft Dynamics AX 2012 является «бизнес-процесс» – совокупность ключевых действий, их последовательность, которая приводит к значимым для компании результатам. В более ранних, чем 2009, версиях системы не было внутренней инфраструктуры для автоматизации и управления бизнес-процессами. В 2009-й версии она появилась, вендор включил ее в стандартное решение, но оно являлось лишь фундаментом для дальнейшего развития. Microsoft Dynamics AX 2012 в части автоматизации бизнес-процессов приобрела рабочий облик, который уже можно использовать на практике. В стандартное решение включено около 60 преднастроенных примеров документооборота, представленных в модулях «Расчеты с поставщиками», «Расчеты с клиентами», «Главная книга», «Основные средства», «Бюджетирование» и так далее.

Возможности и преимущества документооборота в Microsoft Dynamics AX

Возможности и преимущества документооборота в Microsoft Dynamics AX 

 

Документ – элементарный объект и сущность любой системы документооборота. В стандартной версии системы отсутствует полноценное понятие «документ». Существуют объекты системы и прикрепленные к ним сторонние файлы (могут быть разного рода документами), а также имеется возможность хранить в системе ссылки на сторонние файлы в итоге компания вынуждена идти на то, чтобы использовать сторонний программный продукт для автоматизации документооборота. В связи с этим в процесс автоматизации необходимо было включать трудоемкую интеграцию с SharePoint, Lotus либо с другими специализированными ECM системами.

Для решения этих сложностей разработчиком был расширен объем стандартных решений Microsoft. Так, появляется полноценное понятие «документ», как реальный объект системы, который объединяет не только понятия, включенные в стандартное решение Майкрософт, но и надстройки, выводящие «документ» в отдельный самостоятельный класс объектов системы. В итоге была создана единая среда ERP – ECM, а также решена проблема интеграции со специализированными программными продуктами.

Кроме используются стандартные workflow-процессы, которые вложены в систему, которые теперь позволяют в режиме реального времени контролировать статус документа, видеть, кто и как долго его обрабатывает, все процессы становятся прозрачными. Кроме того, появился аналитический отчет, который позволяет контролировать и анализировать текущие бизнес-процессы.

Документ как основа для работы

Документ как основа для работы 

Фундаментальными основами комплексного решения документооборота на базе Microsoft Dynamics AX 2012 являются две составляющие: управление документами и workflow-процессинг.

К функциям управления документами относятся:

  1. Ввод «документа» и основных его реквизитов;
  2. Изменение и хранение версий «документа»;
  3. Копирование и создание «документа» на основании;
  4. Взаимосвязи между «документами».

Workflow-процессинг в Microsoft Dynamics AX 2012, с одной стороны, это система, которая устанавливается вместе с Microsoft Dynamics AX и дает возможность создавать отдельные Workflow-процессы, а с другой – это бизнес-процесс, т.е. перечень операций над «документом» и последовательность их выполнения в системе.

Карточки документов. Их типы и особенности

Карточки документов. Их типы и особенности

 

Как уже отмечалось ранее, в стандартном решении системы нет понятия «документ» как такового. Есть понятие «финансовый документ» – договор, заказ на покупку, журнал бюджета и так далее, которые включены в базовый функционал контура ERP. Также есть понятие «вложение» – файлы, рисунки, примечание и тому подобное, которые можно приложить к любому объекту системы или просто вести реестр ссылок на внешний файл. Таким образом, в стандартное решение Microsoft Dynamics AX 2012 включаются финансовые документы и реестр вложений, которые можно согласовывать, используя функции Workflow-процессинга.

Чтобы объединить эти сущности в интерфейсе, работать и согласовывать документы, разработчиком была реализована соответствующая надстройка. Теперь существует реестр всех документов компании, которые выпускаются внутри, приходят извне и уходят вовне.

Карточки документов. Их типы и особенности

Карточки документов. Их типы и особенности

 

В этой связи появилась следующая классификация документов: входящие, внутренние и исходящие. Каждый из этих типов документов либо связан с объектом системы, либо является самостоятельной сущностью. Есть также входящие документы, которые не связаны с объектами системы: входящие письма, учредительные документы, полученные от контрагента, уведомления и так далее. Они в контур ERP не включаются, но в контуре ECM нужны, потому что проходят внутреннее согласование, утверждение и пересылаются внутри компании.

 

Как управлять документами

Управление документами является сутью ECM-системы. И первое, что можно сделать – прикрепить к ним файл.

Управление документами. Прикрепление файлов

Управление документами. Прикрепление файлов

 

Существенным фактором является то, что имеется возможность прикрепить внешний файл причем либо путем сканирования и хранения ссылки на скан-образ (например, полученная от поставщика накладная), либо путем создания файла в формате MS Word или MS Excel по преднастроенному шаблону (например, проект договора).

Также есть возможность присоединить URL-адрес, если Microsoft Dynamics AX используется вместе c MS SharePoint. То есть ссылка на место, где хранится документ: на портале или в системе документооборота, реализованной средствами MS SharePoint. Важно и расположение самих внешних файлов – есть возможность хранить файл как на сетевых ресурсах, так и в самой базе данных или на портале SharePoint и хранить ссылку на это местоположение.

Управление документами. Ведение архива документов

Управление документами. Ведение архива документов

 

Жизненный цикл документа не заканчивается на этапе его согласования. Как правило, встает вопрос о ведении архива документов. Обычно в функции архивариуса входит: ведение картотеки документов, выдача и получение документов под роспись, отслеживание сроков хранения и необходимости уничтожения. В стандартном решении данного функционала нет, однако разработчик планирует в дальнейшем развитие решения именно в этом направлении.

Управление документами. Электронная цифровая подпись

Управление документами. Электронная цифровая подпись

 

В контексте ведения электронного документооборота существует животрепещущий вопрос для специалистов безопасности любой компании – электронная подпись. Электронные подписи помогают обеспечить соблюдение требований и контролируемость и могут быть обязательными по закону или требоваться согласно внутренней политике компании для критически важных документов. Например,

1. для предоставления налоговых документов регулирующие органы;

2. для писем с предложениями о работе;

3. для бюджетов разных уровней.

В системе Microsoft Dynamics AX для некоторых процессов предусмотрены встроенные возможности использования электронных подписей.

Для использования электронной подписи в системе необходимо выполнить 3 шага:

1. Выделить Требования электронной подписи. На данном этапе определяется таблица, данные в которой требуется подписать и действия, которые обязательно должны сопровождаться электронной подписью;

2. Настроить перечень пользователей, использующих электронную подпись. Чтобы подписывать документы электронным способом.

3. Получить сертификат шифрования. Для создания сертификатов и активации электронной подписи в Microsoft Dynamics AX используются возможности Microsoft SQL Server. Никакая дополнительная инфраструктура сертификатов или открытых ключей не требуется.

При запросе сертификата для базы данных Microsoft Dynamics AX создается открытый ключ и закрытый ключ. Закрытый ключ зашифрован с использованием пароля, который известен только пользователю. Во время подписания документа электронным способом идентификация личности производится после ввода пароля.

Microsoft Dynamics AX записывает сведения об электронной подписи в журнал, чтобы создать аудиторский след.

 

Система помогает человеку

Элементы WorkFlow. Управление потоком

Элементы WorkFlow. Управление потоком 

 

Инфраструктура документооборота в MS Dynamics AX 2012 основана на технологии Windows Workflow Foundation (WF), которая является составной частью Microsoft .NET Framework 4.

Процесс утверждения - это процесс, состоящий из отдельных шагов. На каждом шаге утверждения пользователь может: Утвердить документ, Отклонить документ, Запросить изменение документа, Назначить документ другому пользователю для утверждения.

Настройка всех WorkFlow процессов в системе имеет удобный графический интерфейс. Для определения задач и последовательности их выполнения, согласно бизнес-процессу существует такое понятие как Элемент.

Задача – это единица работы, которая должна быть выполнена. Есть 2 типа задач, которые могут быть добавлены в workflow-процесс: ручная или автоматизированная.

Ручная Задача – это элемент бизнес-процесса, который должен быть выполнен пользователем. Например, workflow-процесс утверждения Авансового отчета может иметь ручные задачи, которые требуют от пользователя выполнения следующих действий: Просмотреть и проверить прикрепленные к отчету чеки.

Автоматизированная задача – это элемент бизнес-процесса, который должен быть выполнен системой и не требует никакого человеческого взаимодействия. Например, workflow-процесс утверждения Заказа на продажу может иметь автоматизированные задачи, которые требуют от системы выполнения следующих действий: Выполнить проверку кредитного лимита, Создать карточку клиента, если она отсутствует.

По каждой задаче есть возможность указать предельные сроки ее выполнения, которые система будет контролировать.

Элементы управления потоком позволяют разрабатывать workflow-процессы, которые имеют какие-либо альтернативные ветви или ветви, которые выполняются одновременно.

Ручное решение – элемент, в котором workflow-процесс делится на две ветви. Пользователь должен принять решение, и это решение определяет ветвь, по которая далее будет обрабатываться документ.

Условное решение – элемент, в котором workflow-процесс делится на две ветви. Система автоматически определяет, отвечает ли документ указанным условиям и в зависимости от этого определяется, какая ветвь будет использоваться для дальнейшей обработки.

Параллельное мероприятие – элемент workflow-процесса, который включает две или несколько ветвей workflow-процесса, выполняемых одновременно.

Вспомогательный workflow-процесс – это workflow-процесс, запускаемый в рамках другого workflow-процесса.

Участники WorkFlow

Участники WorkFlow

 

Администратор системы Microsoft Dynamics AX осуществляет настройку и ведение системы workflow-процессов. Администратор может создавать workflow-процесс любого типа и просматривать статус любого экземпляра workflow-процесса.

Владелец документооборота отвечает за конкретный документооборот. Например, если финансовый контроллер, владелец workflow-процесса утверждения бюджетов ЦФО, он может настроить и изменить соответствующий workflow-процесс. Он также получает сообщения в случае возникают ошибок, когда workflow-процесс выполняется.

Инициатор отправляет документ на обработку и утверждение.

Лицо, которому назначена задача должно выполнить задачу, относящуюся к отправленному для обработки документу. Задача может быть назначена нескольким лицам (при необходимости согласования всеми участниками) или в очередь задач (если достаточно согласования одного участника из группы).

Лицо, принимающее решение отвечает на вопрос, связанный с документом, который был отправлен на утверждение. Ответ на вопрос - обычно «Да» или «Нет», либо «Истина» или «Ложь». Ответ, который выбирает лицо, принимающее решение, определяет, по какой из ветвей workflow-процесса будет осуществляться дальнейшее согласование.

Утверждающее лицо проверяет и утверждает или отклоняет документ, который был отправлен для обработки. Если утверждающее лицо утверждает документ, он направляется на следующий этап. Если Утверждающее лицо отклоняет документ, документ отправляется обратно инициатору. Инициатор может внести изменения в документ и отправить его на согласование повторно.

Представитель (Делегат) может действовать от имени другого лица. Например, если утверждающий в течение длительного времени отсутствует в офисе (например, находится в отпуске или скорость согласования имеет критически важное значение – в случае согласования Заявки на оплату), он может делегировать свои обязанности другому пользователю.

Совокупность Элементов и Участников Workflow процесса определяет бизнес-процесс. Однако без связи их друг с другом бизнес-процесс не может быть запущен. Таким образом, действия определяют каким образом участники влияют/выполняют элементы процесса. Каждому из участников бизнес-процесса в системе соответствуют действия, которые он может совершить. Инициатор отправляет документы на согласование, а лицо, которому направлено задача, может завершить либо отклонить документ, а также передать его следующему лицу или вернуть инициатору. Также он может назначить вместо себя делегата – сотрудника, которому делегирует свои полномочия по утверждению документа.

 

Аналитическая отчетность

Еще один важный аспект работы – аналитическая отчетность. В системе есть возможность посмотреть журнал документооборота, в котором видны все экземпляры Workflow-процессов, которые в настоящий момент запущены. Можно увидеть время запуска, длительность согласования и этап, на котором он находится в данный момент по каждому из документов. Тут же видны все ошибки, которые возникают в процессе: например, отсутствие кого-либо из пользователей, сбой системы и так далее. На каждом этапе согласования в системе можно настроить не только уведомления внутри MS Dynamics AX, но и по электронной почте. Кроме того, есть ряд встроенных отчетов по анализу и управлению бизнес-процессом и стандартный OLAP-куб.

 

Резюме

Резюме

Таким образом, в системе уже существует основа для полнофункционального использования ее в качестве ECM-надстройки. В дальнейшем разработчик намерен развивать систему ведения архива, многокритериального поиска и удаленного согласования, в частности, для упрощения работы с решением для мобильных устройств.