Современный подход к управлению автотранспортом

Логистика

Любая транспортная компания, имеющая в своем составе автопарк, заинтересована в снижении расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ), сокращении расходов, связанных с простоем техники, повышении точности оперативного планирования и получения своевременной отчетности для выявления причин роста расходов и поиска потенциальных возможностей для повышения эффективности. Доля затрат на ГСМ автотранспортного подразделения компании традиционно высока и нередко составляет 30% расходов и выше. Существенную статью расходов также составляет заработная плата водителей: завышение показателей выработки влечет существенные дополнительные затраты на ФОТ. Затраты на эксплуатацию и содержание техники - еще одна ключевая составляющая себестоимости транспортного предприятия. Эксплуатация техники с нарушениями установленных норм приводит к повышенным затратам на ремонт.

Комплексное решение для управления автотранспортом, разработанное компанией TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX, позволяет эффективно решать ключевые задачи транспортной компании: вести операционный учет производственной деятельности, выявлять необснованный перерасход топлива и анализировать ключевые показатели деятельности (KPI) в различных аналитических срезах (время и причины простоя, время работы водителей и пр.).

Решение компании TOPS Consulting «TOPS: Управление автотранспортом» на базе Microsoft Dynamics AX помогает повысить эффективность транспортных подразделений компании за счёт автоматизации оперативного планирования, управления заявками на автотранспорт, регистрации показателей деятельности работы водителей и единиц техники, в том числе путем интеграции с системами GPS монторинга, лектронными весами и т.п., позволяющими всесторонне оценивать показатели эффективности работы техники.

Решение помогает предотвратить сознательную или ошибочную подачу информации о выработке единиц техники, предотвратить несанкционированный расход топлива, эффективно бороться с хищением топлива и нарушениями правил эксплуатации техники. Все вместе помогает руководству компании повысить эффективность бизнеса в целом, сократить расходы и увеличить прибыльность компании.

С помощью решения «TOPS: Управление автотранспортом» автотранспортные компании получают возможность сократить количество разнородных программ, повысить качество вводимой информации (минимизация дублирования ввода и ошибок), уменьшить время на составление отчетности и повышение ее достоверности, повысить прозрачность ведения бизнеса и уровня «открытости» компании, снизить объем бумажного документооборота.
В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются:

Минимизация человеческого фактора при регистрации и оценки показателей работы техники и персонала
Автоматизация рутинных процедур проверки и списания расхода топлива, заправки, выполнения производственных заданий и т.п.
Интеграция с управленческим и бухгалтерским учетом

Ключевые возможности для бизнеса:

Решение позволяет комплексно управлять автопарком компании: создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов.
Решение позволяет вести ежесменный учет в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев.
Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных, а также справочников норм расхода ГСМ.
АРМ диспетчера автобазы позволяет оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, формировать путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт, учитывать заправки техники собственными и сторонними заправочными комплексами.
Менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования.
Также руководство компании получает мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным. В основе отчетности лежат преднастроенные OLAP-кубы.

Например, у одного из наших клиентов уже несколько лет используется созданная экспертами TOPS Consulting комплексная ERP-система, включающая решение для управления горнотранспортной техникой (грузовыми самосвалами, экскаваторами, бульдозерами, буровыми установками и т.п.) В компании успешно используется решение «TOPS: Управление автотранспортом». Благодаря реализованной функциональности компания может эффективно управлять работой транспортных подразделений за счёт ежесуточного оперативного планирования, формировать заявки на использование автотранспорта, регистрировать информацию и предоставлять аналитику по каждой транспортной единице, водителю и вести учёт затрат на эксплуатацию, в том числе ГСМ. В Microsoft Dynamics AX реализованы возможности по аналитике для выявления точек снижения расходов. Одной из интересных особенностей стал проект связи системы учета автотранспорта в ERP с системой GPS-слежения, установленной на всем парке горной техники.

Основные компоненты решения «TOPS: Управление автотранспортом»

Нормативно-справочная информация
- Техническая информация по имеющимся моделям и единицам техники: модели техники, паспортная загрузка, масса, количество осей и т.п.
- Справочник маршрутов движения, норм расхода ГСМ в зависимости от режимов эксплуатации, норм выработки и т.п.
- Информация о водителях, диспетчерах, сменах, подразделениях и т.п.
Средства планирования работы техники
- Производственная программа подразделения: на месяц, год (позволяет спланировать потребность в техники, исходя из плана производства и характеристик имеющего парка техники и т.д.). Доступно при внедрении совместно с модулем «Бюджетирование». В простом варианте данные по плану на месяц могут вводиться вручную
- Заявки на транспорт. Для согласования выделения техники подразделению, как правило, на ПХТ транспорт
- Суточные наряды на работу транспорта. Задают суточный план работы, распределяют технику по маршрутам и т.п.
- Запросы и отчетность
Средства учета работы техники
- Журналы посменного учета
- Загрузка информации о суточном плане из нарядов
Учет работы транспортных средства
- Журналы авто-весовых
  - Ведут учет взвешивания автотранспорта
  - Выдают информацию для организации движения добычи, вскрыши и т.п. в учет
  - Интегрируются с электронными весами для автоматического «поддтягивания» информации о весе
  - Позволяют вести учет всех движений транспорта с грузом, не только от карьера на фабрику, но и между своими складами, при отправке грузов с фабрики, в том числе клиенту и т.п.
  - Предоставляют информацию для путевых листов
- Журналы путевых листов
  - Формирование путевых листов на основании суточного наряда (связь с планированием)
  - Ведение всей необходимой информации по текущей работе транспорта и формирования печатных форм путевых листов всех принятых в РФ видов
  - Автоматическая загрузка информации о выполненных рейсах из систем GPS мониторинга
  - Загрузка из систем GPS мониторинга информации по расходу топлива, остатка топлива в баке и др. информации, в зависимости от того, что она может выдавать
  - Автоматическая загрузка в путевой лист информации о заправках их журналов учета заправки
- Журналы учета заправки
  - Загрузка данных о заправке из внешнего файла
  - Учет заправки в разрезе заправщиков, единиц техники и т.п.
  - Пересчет заправки из литров в метрические единицы по плотности
Отчетность. Преднастроенные OLAP отчеты и печатные формы

В рамках операционного учета важнейшими преимуществами для бизнеса являются расчет себестоимости работы автопарка, прозрачность затрат на проведение работ и расчет амортизации оборудования.
Кроме того, решение позволяет комплексно управлять автопарком компании - создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов. Функциональность включает ведение ежесменного учета в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев. Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных.
В свою очередь АРМ-диспетчера автобазы дает возможность оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, вести путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт и прочих заданий. Важно, что менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования. В то время как руководство компании - мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным.
Таким образом, использование специализированного решения TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX для управления автотранспортом в рамках предприятия, включая легковые машины, автобусы, автокраны, тракторы, грузовые машины, позволяет:

Планировать работу автотранспорта
Управлять заявками на автотранспорт подразделений
Формировать оперативный план (суточный наряд) на основании ведения справочников маршрутов, моделей транспортных средств, справочника автотранспорта и т.п.

Кроме того, решение позволяет комплексно управлять автопарком компании - создавать журналы маршрутов доставки, подбирать транспорт, создавать путевые листы, печатать комплекты документов. Функциональность включает ведение ежесменного учета в разрезе машин и водителей фактической выработки, простоев и причин простоев. Использование решения позволяет оптимизировать затраты на ГСМ за счёт учета ГСМ в разрезе рейсов, пробегов с грузом и порожнего, простоев с включённым двигателем и дальнейшего анализа полученных данных.

В свою очередь АРМ-диспетчера автобазы дает возможность оперативно управлять плановыми показателями работы автотранспорта, вести путевые листы и ТТН, регистрировать заявки на автотранспорт и прочих заданий. Важно, что менеджеры компании получают в руки эффективный инструмент ввода плановых и анализа фактических значений KPI работы оборудования. В то время как руководство компании - мощный инструмент для анализа работы транспортного подразделения за счёт настройки внутренних управленческих отчетов по имеющимся в системе данным.

Таким образом, использование специализированного решения TOPS Consulting на базе Microsoft Dynamics AX для управления автотранспортом в рамках предприятия, включая легковые машины, автобусы, автокраны, тракторы, грузовые машины, позволяет:

Планировать работу автотранспорта
Управлять заявками на автотранспорт подразделений
Формировать оперативный план (суточный наряд) на основании ведения справочников маршрутов, моделей транспортных средств, справочника автотранспорта и т.п.

Кроме того, решение включает блок учета и контроллинга, который позволяет формировать и распечатывать из системы путевые листы согласно всем предусмотренным законодательством формам, автоматически рассчитывать обоснованные нормами, маршрутом и условиями поездки объемы списания ГСМ, выявлять отклонение от фактически израсходованного топлива, а также вести учет заправки транспортных средств, в том числе, по транспортным картам.

Подробнее об управлении автотранспортом с помощью Microsoft Dynamics AX:
Посмотреть запись вебинара