BBDO Moscow

Группа компаний BBDO Russia входит в состав крупнейшего американского холдинга Omnicom Group, который объединяет несколько тысяч рекламных агентств и маркетинговых компаний по всему миру. Непосредственно в сети BBDO работают 17 000 сотрудников в 345 офисах 77 стран, компания существует 117 лет. BBDO Russia Group начала свою деятельность в России с 1989 года, и на протяжении последних нескольких лет удерживает позиции в пятерке наиболее прибыльных и динамично развивающихся агентств сети BBDO Worldwide.

Ситуация

До внедрения системы ERP-класса для автоматизации ряда бизнес-процессов в Группе компаний BBDO Russia использовались различные программы, ряд операций выполнялся вручную: 50% операций в Microsoft Excel; 30% операций в Scala; 20% операций в самописной программе RevenuePlus. Как результат, у группы компаний не было возможности консолидировать информацию, сотрудникам приходилось выполнять много ручных операций, контроль был слабым и ощущался недостаток качественных отчетов. При этом топ-менеджеры не могли получить полную картину того, что происходило в компании, контроль процессов был слабым.

Руководство Группы компаний BBDO Russia пришло к выводу, что для более эффективного развития бизнеса компании необходимо обеспечить автоматизированный сбор и анализ информации по всем аспектам деятельности предприятия, переложить все рутинные операции на единую информационную систему, за счет чего снизить количество ошибок и время обработки данных и повысить лояльность поставщиков и клиентов.

Выбор решения

При выборе решения руководство компании ориентировалось в первую очередь на его функциональность. Было необходимо обеспечить комплексное решение следующих вопросов автоматизации: управление проектной деятельностью, управление процессом планирования, управление материальными и финансовыми потоками, получение оперативной и фискальной отчетности, предоставление отчетности Omnicom Group в GAAP. Еще один немаловажный фактор – наличие решения для Omnicom Group на базе Microsoft Dynamics AX, разработанного специалистами компании Microsoft. Omnicom Group рекомендовала это решение для внедрения во всех своих дочерних компаниях. Исполнителем проекта внедрения ERP-системы был выбран партнер Microsoft компания «TOPS Consulting», как обладающая достаточной компетенцией, опытом и ресурсами для выполнения проекта международного уровня.

Внедрение

Проект стартовал в мае 2009 года и был выполнен точно в запланированные сроки. Партнерами по внедрению стали подразделение Microsoft Consulting Services российского офиса корпорации Microsoft, как генеральный подрядчик, и компания «TOPS Consulting», как исполнитель работ. В задачу «TOPS Consulting» входила адаптация Microsoft Dynamics AX под требования группы компаний BBDO Russia и внедрение ERP-системы. Проект выполнялся в соответствии с методологией Microsoft Dynamics Sure Step.

Решение, созданное для группы компаний BBDO Russia, позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с требованиями законодательства РФ, эффективно управлять проектами группы, готовить отчетность по стандарту US GAAP и соблюдать единые внутренние требования к отчетности.

С 1 января 2010 года все агентства группы BBDO Russia начали работать в системе, за февраль 2010 года компания сформировала и сдала отчетность из Microsoft Dynamics AX как по российским стандартам бухгалтерского и налогового учета, так и по стандартам GAAP. Количество одновременно работающих в новой системе пользователей превышает 400 человек.

Проектная команда состояла из локальной части, непосредственно участвующей во внедрении, и международной, обеспечивающей единые стандарты внедрения Dynamics AX во всех группах компании Omnicom.

Результаты проекта

Новая информационная система BBDO Group Russia помогла повысить эффективность проектов группы компаний за счет оптимизации бизнес-процессов и повышения скорости принятия управленческих решений. Решение, созданное на базе Microsoft Dynamics AX, поддерживает работу 15 агентств в 4-х территориально удаленных офисах и позволяет руководству группы компаний в режиме on-line получать консолидированную управленческую информацию в разрезах любого количества юридических лиц и бизнес-юнитов.

Подробнее о решении «TOPS Consulting» для медиахолдинга

В созданное решение вошли модули по управлению проектами Professional Services Automation (PSA) и Omnicom OGI – специальная разработка материнской компании для своих агентств, и решения «TOPS Consulting»: филиальный учет, расчет зарплаты, управление кадрами, бюджетирование и казначейство. Специализированное решение «TOPS Consulting: филиальный учет» позволило группе компаний BBDO Russia объединить 8 юридических лиц в одно. В новой системе «заведены» филиалы, и теперь в любой момент времени менеджмент группы компаний получает консолидированную информацию и сложные отчеты в разрезах любого количества юридических лиц.

Система в полной мере отражает специфику бизнеса крупного игрока рекламного и медийного рынка. Решение учитывает особенности агентской схемы работы, позволяя вести разные варианты подробных смет рекламных проектов, разделять и учитывать собственные расходы и расходы третьих лиц, автоматически формировать счета с различной детализацией расходов. На основании плановой сметы в системе создаются закупки услуг и материалов, что позволяет контролировать затраты и проводить план-фактный анализ затрат и доходов по проектам, формировать агентский отчет для клиентов о всех затратах по проекту и акт выполненных работ на собственные услуги.

Решение позволяет группе компаний BBDO Russia вести в системе, как агентские договора, так и договора на собственные услуги, предусмотрен гибкий механизм настройки договоров и дополнительных соглашений к ним; в системе также отражаются различные подпроекты в рамках одного рамочного рекламного договора. Отчетность по каждому рекламному проекту и подпроектам позволяет получать и анализировать в Microsoft Dynamics AX фактически проведенные в системе затраты и видеть прибыль по каждому проекту группы компаний.


Вернуться к списку клиентов

«С внедрением новой системы мы можем более успешно управлять проектами BBDO Russia с финансово-экономической точки зрения. Единая информационная система на базе Microsoft Dynamics AX, созданная нами совместно с «TOPS Consulting» и Microsoft, заменила Excel, в котором осуществлялось около 50 % операций, и другие ранее использовавшиеся системы. Новая система также значительно облегчила жизнь сотрудникам бухгалтерии и других служб, которым приходилось использовать много ручного труда для подготовки и анализа отчетности.»


Петр Баранников, директор проекта внедрения ERP-системы BBDO Russia.