Kelly Services

В целях повышения эффективности деятельности, оптимизации затрат и повышения качества рекрутмента в Kelly Services Russia был реализован проект по внедрению решения TOPS: Billing for Professional Services на базе Microsoft Dynamics AX. Использование решения позволило создать четкий бизнес-процесс по согласованию торговых условий с клиентом, внесению их в систему и проведению всех необходимых расчетов для выставления документов. При этом отмечается улучшение корректности ввода данных сотрудниками фронт-офиса: правильность ввода данных увеличилась с 15—30% до 90—95%. Ошибки в счетах клиенту уменьшились на 15—30%, а скорость формирования счетов на оплату увеличилась в два раза, что позволяет расти бизнесу без повышения затрат на его поддержку.

Ситуация

В 2007 году в подразделении Kelly Services для региона EMEA было принято решение использовать ERP-систему Microsoft Dynamics AX для автоматизации основных бизнес-процессов.

Одним из важных требований при выборе вендора стала способность правильно и продуктивно вести проект и согласовывать его не только между российскими представительствами, но и с глобальным офисом, разногласия с которым часто тормозили другие ИТ-проекты.

Корпорация Microsoft была выбрана еще и потому, что она хорошо знала своих партнеров и имела четкую методологию внедрения - Sure Step. Компания провела тендер среди своих российских партнеров, по итогам которого «TOPS Consulting» была рекомендована как компания, обладающая достаточной компетенцией, опытом и ресурсами для выполнения проекта международного уровня.

В том же году российское подразделение Kelly Services совместно с компаниями Microsoft и «TOPS Consulting» внедрило ряд финансовых модулей. В 2008-м Kelly Services начала использовать модуль для расчета зарплаты, привязанный к уже существующему модулю фронт-офиса, который был развернут в начале 2007 г. на основе решения швейцарского офиса Kelly Services. Логичным завершением автоматизации должна была стать связка всех модулей путем создания функции биллинга, обеспечивающей автоматическое формирование счетов на оплату.

Выбор решения

Модуль биллинга должен был решить вопросы, связанные с качеством данных, вводимых на уровне фронт-офиса, разделением обязанностей и прав доступа, автоматизацией расчета суммы счета на основании утвержденных торговых условий, формированием пакета документов с использованием параметров торговых условий. Кроме того, реализация функции биллинга помогла бы справиться с проблемой раздельных справочников, используемых в разных модулях фронт-офиса, мидл-офиса и бэк-офиса.

Решение всех этих задач должно было позволить в несколько раз улучшить качество предоставления услуг клиентам по выставлению правильных пакетов документов, а также значительно повысить эффективность создания отчетности.

Первым шагом на пути создания модуля биллинга был выбор исполнителя и предлагаемого им решения. Kelly Services Russia требовалась компания, которая бы хорошо знала корпоративную ERP-систему, поскольку основные работы должны были вестись в сильно кастомизированных модулях фронт-офиса и мидл-офиса. По результатам конкурса, исходя из соотношения “цена/качество/сроки”, была выбрана «TOPS Consulting». Большое значение имел тот факт, что данная компания обладает компетенцией, опытом и ресурсами, необходимыми для выполнения проекта международного уровня. Кроме того, на выбор повлияли большое количество успешных внедрений «TOPS Consulting» в области автоматизации финансов и бухгалтерского учета и наличие специализированных зарегистрированных решений на базе Microsoft Dynamics AX.

В целях повышения эффективности своей деятельности, оптимизации затрат и повышения качества рекрутмента в Kelly Services Russia было принято решение реализовать проект по внедрению решения TOPS: Billing for Professional Services, которое позволяет рассчитывать стоимость услуг, формировать счета и накладные, автоматически формировать бухгалтерские проводки в ERP-системе.

Решение

В российском офисе Kelly Services компания «TOPS Consulting» автоматизировала бухгалтерский, налоговый, управленческий учет, а также формирование бухгалтерской и GAAP-отчетности. Проект проходил под строгим контролем со стороны Microsoft и Kelly Services, а наиболее ответственные этапы контролировались представителями головного офиса Kelly Services из США. В ходе внедрения был произведен анализ и дизайн системы, создан и настроен прототип решения, введены и выверены начальные данные, произведено обучение ключевых пользователей.

В компании Kelly Services Russia решение TOPS: Billing for Professional Services используется для управления проектами подбора постоянного и временного персонала, а также для Kelly Outsourcing & Consulting Group (OCG), которое является новым стратегическим направлением деятельности Kelly Services в России. Инновационные решения Kelly Services OCG в области аутсорсинга бизнес-процессов, процессов рекрутмента, процессов взаимодействия с поставщиками и кадрового консалтинга, поддерживаются в системе на базе Microsoft Dynamics AX и в решении TOPS: Billing for Professional Services.

TOPS: Billing for Professional Services позволяет компании Kelly Services Russia рассчитывать стоимость услуг для своих клиентов, формировать счета и накладные, автоматически формировать бухгалтерские проводки в ERP-системе. Единый механизм расчетов с клиентами в этом решении реализован на базе Microsoft Dynamics AX и интегрирован с основными модулями системы. Механизм основан на настройке ставок различных типов: ручной ввод или расчет на основе данных других модулей (строки зарплаты, ставки заработной платы, табели, авансовые отчеты, накладные на закупку, операции по Главной книге, различные компенсации и вознаграждения). Расчеты гибко настраиваются с помощью формул пользователями системы, а на основе рассчитанных параметров и формулы расчета суммы накладной и суммы счета на предоплату рассчитываются соответствующие суммы и автоматически генерируются накладные и счета. Накладные формируются в необходимой аналитической детализации, определяемой требованиями управленческого учета.

Помимо этого TOPS: Billing for Professional Services полностью интегрирует бухгалтерский учет компании Kelly Services Russia с задачами расчетов с клиентами: заказы во фронт-офисе автоматически формируют бухгалтерские проводки и счета. Учитывая, что в информационной системе Kelly Services Russia одновременно работают более несколько сотен сотрудников, решение TOPS: Billing for Professional Services значительно ускоряет работу менеджеров и минимизирует ручной труд. Решение включает мощный механизм встроенной отчетности – менеджеры компании могут проводить мониторинг текущей ситуации, используют разные разрезы и аналитики.

Передача полной или частичной функции рекрутмента и кадрового делопроизводства на аутсорсинг - является наиболее эффективным современным решением, которое продвигает международное агентство Kelly Services. Оптимизация затратной составляющей, управление качеством рекрутмента посредством ключевых показателей эффективности – все это становится возможным, в том числе, благодаря решению TOPS: Billing for Professional Services.

Результаты

Решение«TOPS Consulting», созданное для российского офиса Kelly Services, поддерживает единые стандарты работы транснациональной структуры. Система позволяет вести бухгалтерский и налоговый учет в соответствии с требованиями законодательства РФ, готовить отчетность по стандарту US GAAP и соблюдать единые внутренние требования к отчетности.

Сегодня 90% всех счетов выставляется автоматически. Более того, сотрудники разных отделов связаны одним процессом и системой и поэтому понимают важность вносимой информации в систему. Ошибки в счетах клиенту уменьшились на 15—30%, а скорость формирования счетов на оплату увеличилась в два раза, что позволяет расти бизнесу без повышения затрат на его поддержку
Александр Бритов, директор по информационным технологиям Kelly Services Russia

Внедренное решение позволило создать четкий бизнес-процесс по согласованию торговых условий с клиентом, внесению их в систему и проведению всех необходимых расчетов для выставления документов. При этом отмечается улучшение корректности ввода данных сотрудниками фронт-офиса: так, правильность ввода данных увеличилась с 15—30% до 90—95%.

«Это позволило использовать отчетность во фронт-офисе с максимально качественными показателями, и на данный момент отчетность стала одним из главных бизнес-инструментов для прогнозирования и принятия решений. До внедрения биллинга все попытки контроля корректности данных не приносили столь хороших результатов», — подчеркивает Александр Бритов.

В информационной системе Kelly Services Russia одновременно работают сотни пользователей.  Техническую поддержку Microsoft Dynamics AX  по финансовому, фронт и биллинг модулям обеспечивает компания «TOPS Consulting», разработчик решения TOPS: Billing for Professional Services. Процесс обработки заявок на техподдержку полностью автоматизирован: в любой момент времени мы можем увидеть статусы и комментарии по ним, быстро и конструктивно решаем текущие вопросы. Хотелось бы отметить, что специалисты «TOPS Consulting» общаются с нами на «позитивной волне», работать с командой «TOPS Consulting» по-настоящему приятно и удобно», - отмечает Александр Бритов

***
Kelly Services — крупнейшая международная компания, предоставляющая решения в области управления персоналом с 1946 года в мире, и с 1993 года в России. Офисы компании находятся в 22 городах страны: Москве, Санкт-Петербурге, Великом Новгороде, Владивостоке, Волжском, Егорьевске, Екатеринбурге, Иваново, Казани, Калуге, Клину, Краснодаре, Красноярске, Курске, Липецке, Нижнем Новгороде, Новомосковске, Новосибирске, Перми, Ростове-на-Дону, Самаре, Тюмени и Уфе.

Ежегодно Kelly Services устраивает на работу до 5000 постоянных и предоставляет более 15000 временных сотрудников своим клиентам по всей стране. Кандидаты Kelly всегда эксперты в своей области, будь то постоянный или временный сотрудник, ассистент или менеджер.

Благодаря обновляющейся базе кандидатов по всей стране и профессиональной специализации консультантов, эксперты Kelly Services подбирают начинающих и опытных специалистов, менеджеров среднего звена, руководителей и топ-менеджеров во всех сферах бизнеса.

Компания предлагает своим клиентам широкий спектр услуг, включая администрирование персонала, предоставление временного персонала, массовый подбор персонала, поиск и подбор персонала, подбор руководителей высшего звена, управление персоналом на территории компании клиента (on-site), аутсорсинг подбора персонала, аутплейсмент, обзоры заработных плат и исследования рынка.


Вернуться к списку клиентов

Александр Бритов
директор по информационным технологиям Kelly Services Russia

 

Проект по внедрению решения TOPS: Billing for Professional Services был выполнен практически показательно. Считаю, что предыдущие три проекта, реализованные в 2007-08 гг., позволили использовать весь накопленный опыт для его удачного старта и завершения»