Электронный архив

Электронный архив организации представляет собой защищенное структурированное хранилище электронных документов с настроенными в соответствии с политикой безопасности правами доступа к ним.
Компания TOPS Consulting предлагает решение по созданию электронного архива организации, который содержит документы отдельных типов. Так, например, в организации могут быть созданы электронные архивы организационно-распорядительной, бухгалтерской, технической и др. документации.

карточка архивного документа
Карточка архивного документа

В электронном архиве хранятся обычно редко используемые документы. Документы в архив попадают из системы электронного документооборота  автоматически при переходе документа в соответствующую стадию жизненного цикла или же, в случае интеграции архива, из других бизнес-приложений ERP (Dynamics AX, SAP, Oracle), систем бухгалтерского учета (например,1C), САПР (CAD, CAM, CAE), систем управления жизненным циклом продукта (PLM), офисных, портальных приложений при др. За счет  перенесения документов на хранение  из СЭД и других используемых систем в электронный архив производится их разгрузка, освобождаются ресурсы систем  и повышается их производительная способность. Документы электронного архива благодаря редкому к ним обращению не нуждаются в высокопроизводительных устройствах считывания информации и могут быть записаны на более медленные и менее дорогостоящие носители. Документы в электронном архиве хранятся в соответствии с определенными ранее регламентами: указанными сроками продолжения и особых условий хранения, учитывающие, в том числе законодательные нормы.

Кроме созданных изначально в электронном виде документов в электронный архив могут вноситься и отсканированные документы. Компания TOPS Consulting предлагает использовать технологию поточного ввода, которая отлично подходит для формализованных документов. В решении используются продукты ABBYY и EMC Captiva.

Доступ к документам архива регламентирован и предоставляется в соответствии с правилами, установленными в организации. Это может быть доступ, открытый только архивариусу, или же доступ, предоставляемый различным сотрудникам отдельных подразделений.

Поисковый механизм электронного архива предоставляет по сравнению с традиционным гораздо более широкие возможности оперативного и многоаспектного поиска архивных документов. Поиск в электронном архиве может вестись как по атрибутам документа, так и по тексту. Важно отметить, что при выдаче результатов поиска учитываются права доступа к документу. Система предоставляет пользователю в качестве результата поиска только те документы, доступ к которым ему разрешен.

По своей структуре электронный архив может быть единым для всей организации или же иметь распределенную архитектуру с возможностью синхронизации и репликации данных, что особенно актуально для территориально-распределенных компаний.

автоматизация процессов приема и выдачи документов из архива

Преимущества решения:

  • Структуризация архивной информации;
  • Оперативный поиск и доступ к необходимым документам;
  • Регистрация всех операций с документом архива;
  • Регламентация прав доступа к документам и исключение несанкционированного доступа;
  • Автоматический переход на хранение документов из СЭД на соответствующем этапе жизненного цикла;
  • Обеспечение целостности и защиты от искажений документов;
  • Надежное хранение информации.

Результаты внедрения электронного архива в организации:

  • Уменьшение количества обращений к бумажным документам и, как следствие, исключение износа и потерь оригиналов бумажных документов;
  • Исключение бесконтрольного снятия копий с бумажных документов;
  • Разгрузка аппаратных ресурсов СЭД;
  • Интеграция с бизнес-приложениями и их разгрузка;
  • Сокращение затрат на хранение бумажных документов, уменьшение площадей используемых для хранения бумаг за счет получения возможности вывоза архива за пределы организации;
  • Повышение скорости обработки запросов по архивным документам;
  • Снижение стоимости на хранение информации в электронном архиве;
Заказать демонстрациюРассчитать стоимость