Комплексное внедрение системы электронного документооборота

Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:

  • организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
  • договорной и финансовый документооборот
  • кадровый документооборот
  • проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
  • управление проектами
  • управление заявками на тех. присоединение
  • управление конкурсной документацией
  • процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
  • внешний и внутренний маркетинг
  • и др.

Таким образом, ECM может охватывать обработку самой различной документации: приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.

Documentum:

  • Хранение и управление любым содержанием
  • Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
  • Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
  • Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
  • Обеспечение возможности совместной работы над документами
  • Возможность распределенной работы
  • Широкие средства поиска необходимых документов
  • Интеграция со смежными КИС компании

Возможности СЭД:

Автоматизированное делопроизводство и управление документами:

  • создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
  • коллективная работа, рецензирование
  • проверка оформления
  • согласование / утверждение /подписание
  • регистрация документов
  • рассылка документов
  • наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
  • исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
  • контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
  • поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
  • перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом

типовой бизнес-процесс обработки входящих документов в КСЭД
Сервисные функции:

  • атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
  • поддержка связи между документами
  • сохранение всех версий документов;
  • поддержка механизма делегирования полномочий
  • формирование пользователем "личных папок"
  • настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
  • формирование задач и уведомлений
  • формирование статистических отчетов
  • журналирование работы с документами в системе
  • аудит всех действий в системе

Технологические возможности:

  • защита информации, разграничение прав доступа
  • гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
  • интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
  • поддержка многофилиальной работы
  • поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
  • "мобильный офис" для удаленной работы пользователей

Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:

  • Сократить или исключить бумажный документооборот
  • Создать единое хранилище документов организации
  • Сократить время на обработку документов
  • Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
  • Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
  • Исключить дублирование документов
  • Обеспечить безопасность хранения документов
  • Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
  • Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
  • Сократить время поиска необходимых документов
  • Снизить расходы на хранение бумажных документов
  • Сократить транзакционные издержки

Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.

В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:

  • автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
  • созданию электронного архива организации
  • обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
  • интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
  • созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
  • внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации 
  • внедрению системы статистической отчетности по документообороту

Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.

перезагрузить код

*Я принимаю условия Пользовательского соглашения и даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с законодательством России.