Казначейство и управление Cash Flow

Компании со сложной финансовой и юридической структурой хорошо знакомы с трудностями, возникающими из-за большего количества исходящих платежей, жестких требований по соблюдению их графиков, зафиксированных в контрактах, широкого круга согласующих лиц, нескольких банковских счетов, а также задержек с поступлением денежных средств от контрагентов.

Как показывает практика TOPS Consulting, компании, не автоматизирующие процесс управления денежными средствами, живут в непростой ситуации:

  • Процесс исполнения платежей непрозрачен и трудно контролируется;
  • Велика вероятность возникновения штрафных санкций и пеней из-за срыва условий оплат и графиков платежей;
  • Возможны превышения доступных лимитов по статьям из-за отсутствия автоматического контроля;
  • Существуют сложности с прогнозированием остатков на банковских счетах после исполнения платежей;
  • Руководители ЦФО не владеют оперативной информацией об использованных бюджетных средствах;
  • У компании нет инструментов для предотвращения кассовых разрывов.

Оперативное получение достоверной информации о доступных денежных средствах позволяет эффективно использовать собственные денежные средства, избегать наложения штрафов и пеней, а также значительно сэкономить на привлечении заемных средств.

Для эффективного управления деятельностью казначейства TOPS Consulting предлагает использовать решение, которое состоит из следующих функциональных блоков:

Создание заявки на оплату

Исполнение платежей компании осуществляется посредством формирования в системе заявок на исходящий платеж. Создать заявку можно вручную либо на основании источников, уже зарегистрированных в системе:

  • Накладная / акт выполненных работ;
  • Счет на оплату;
  • Платежная ведомость;
  • Плановый платеж.

В случае формирования заявки на основании источника вся информация заполняется автоматически. Соответственно, инициатору платежа не нужно указывать контрагента, договор и финансовые аналитики. Сумма к оплате в таком случае также будет предложена системой, но при необходимости может быть скорректирована.

Автоматическое заполнение реквизитов будущего платежа позволяет избежать ошибок, связанных с человеческим фактором. Кроме того, у пользователя всегда есть возможность перейти к документу - источнику для дополнительного анализа целесообразности платежа.

Выполнение бюджетного контроля

Система позволяет производить автоматическую проверку созданной заявки на оплату на соответствие лимитам по статьям БДДС в разрезе различных типов периодов (месяц / квартал / год), а также настраиваемых аналитических признаков (ЦФО / вид деятельности / проект и другие). В случае обнаружения нехватки запланированных денежных средств система автоматически выдает пользователю соответствующее информационное сообщение.

Данный функционал позволяет выполнять проверку строк одной заявки на оплату по бюджетам разных ЦФО / разным статьям БДДС, например, для случаев, когда одной заявкой оплачиваются закупки нескольких ЦФО. Кроме того, данный функционал позволяет одновременно осуществлять бюджетный контроль и по оперативному, и нарастающим итогом по годовому БДДС.

Автоматический бюджетный контроль повышает оперативность исполнения платежей и существенно снижает трудозатраты контролирующих данный процесс сотрудников Компании / Холдинга. Данный инструмент позволяет в режиме онлайн получать информацию о доступном остатке лимита по статье с учетом выполненных платежей, а также заявок, прошедших бюджетный контроль (уменьшивших доступный лимит по статье), но еще не оплаченных.

Согласование платежа ответственными сотрудниками

Согласование заявок на оплату осуществляется с помощью визуально настраиваемой функциональности Work-Flow.

Данный функционал позволяет настраивать шаблоны маршрутов согласования платежей. Причем этапы в таких шаблонах могут располагаться как последовательно, так и параллельно. Есть возможность контроля продолжительности каждого этапа, а также автоматического уведомления заинтересованных сотрудников на электронную почту о движениях на маршруте.

Использование данного механизма позволяет сделать процесс утверждения заявок на оплату максимально контролируемым и прозрачным.

Назначение даты оплаты и прогнозирование остатка по банковскому счету

В Системе разработан функционал для анализа сумм поступлений и выплат по дням (Платежный календарь), а также единый интерфейс, содержащий утвержденные к оплате заявки и информацию об остатках денежных средств на банковских счетах Компании с учетом:

  • Разнесенных банковских выписок;
  • Импортированных из системы Клиент-Банк, но не разнесенных банковских выписок;
  • Утвержденных к оплате заявок (заявок, которым назначен банковских счет, с которого будет осуществлена оплата).

В форме платежного календаря в настраиваемой группировке (статья ДДС, ЦФО, контрагент, договор) отображаются плановые суммы поступлений, а также выплат, которые рассчитываются на основании утвержденных заявок на оплату. Информация приводится в разбивке по дням. Есть функция drill-down в источник данных. В случае превышения выплат над поступлениями можно применить функцию, которая автоматически перераспределит (изменит дату фактической оплаты) заявки на оплату с учетом запланированных поступлений денежных средств. Кроме того, система позволяет назначить утвержденной заявке банковский счет, с которого будет исполнен платеж. При этом автоматически рассчитывается остаток на счете после совершения платежа без отправки информации в банк. В случае, если остаток не устраивает, пользователь имеет возможность безболезненно отменить указанное назначение банковского счета.

Таким образом, указанный функционал позволяет оперативно, с наименьшими трудозатратами установить фактическую дату оплаты для заявки с учетом приоритетности, категории платежа и суммы поступлений / остатков денежных средств, а также в онлайн режиме спрогнозировать и оценить остатки денежных средств на банковских счетах Компании на выбранную дату после исполнения платежей.

Экспорт платежных поручений в Клиент-Банк

Функция экспорта сформированных платежных поручений в систему Клиент-Банк реализована путем автоматической генерации Системой обменного файла, согласно преднастроенному шаблону. Обменный файл может быть сформированным как в текстовом формате, так и в любом другом поддерживаемом системой Клиент-Банк.

Использование для интеграции обменного файла, а также поддержка по умолчанию наиболее распространённого текстового формата позволяет реализовать и запустить указанную функцию в максимально короткие сроки с наименьшими трудозатратами без вмешательства в банковскую программу.

Импорт и разнесение банковской выписки

Импорт банковской выписки реализован за счет загрузки в Систему обменного файла, подготавливаемого Клиент-Банком. Импортированная выписка проверяется и разносится по счетам плана счетов.

В результате выполнения операции большинство строк выписки идентифицируется в автоматическом режиме и связывается с созданной ранее заявкой на оплату.

Реализация функции связывания существенно сокращает время выверки и разноски банковской выписки, а также позволяет в автоматическом режиме формировать фактические показатели БДДС одновременно с разнесением журнала платежей.

Анализ исполнения БДДС

Анализ исполнения БДДС производится с помощью формирования журнала бюджета ДДС, содержащего, кроме плановых и фактических показателей, автоматически рассчитываемую сумму отклонения по каждой статье. Кроме того, у пользователя есть инструмент для оперативного анализа потоков движения денежных средств «Платежный календарь».

Платежный календарь позволяет анализировать платежи не только в разрезе ЦФО, периодов и статей, но и:

  • Контрагентов;
  • Договоров;
  • Банковских счетов / касс;
  • Документов (платежей).

Основными преимуществами данных инструментов для анализа являются оперативность (отклонение в бюджете ДДС рассчитывается автоматически в режиме онлайн) и возможность выполнить drill down в исходные данные, которые сформировали те или иные значения в журнале / отчете.

Сроки внедрения

Срок внедрения решения зависит от размеров компании, количества контуров планирования движения денежных средств, сложности алгоритма формирования плановых показателей БДДС и бюджетного контроля, а также необходимости в наличии единого интерфейса по управлению денежными средствами в рамках холдинга. В среднем продолжительность проекта составляет 8-10 месяцев.

Для сокращения сроков внедрения данного решения до начала проекта необходимо формализовать:

  • Финансовую структуру компании;
  • Методику формирования плановых показателей БДДС;
  • Регламент исполнения платежей;
  • Алгоритм бюджетного контроля;
  • Пакет отчетных форм.

Решения компании TOPS Consulting для автоматизации казначейства строятся на базе системы Microsoft Dynamics AХ. Наш выбор обусловлен следующими преимуществами платформы:

  • Надежная масштабируемая платформа от известного международного производителя;
  • Богатый функционал, построенный на лучших практиках реализации в системе бизнес-процессов казначейства;
  • Полный охват процесса управления денежными средствами в компании.
Заказать демонстрациюРассчитать стоимость
Клиенты, использующие решение